Деловите документи

Езикът на официалния свят

Кандидатстване за работа, искане до институция, протокол от събрание, договор: животът на възрастния е пълен с делови документи. Да ги пишеш правилно е практично умение за цял живот. В десети клас задълбочаваме познанията си за тяхната форма и език.

Какво са делови документи

Деловите документи са официални писмени текстове, които обслужват общуването с институции, фирми и в работата. Те принадлежат към официално-деловия стил и следват установени образци. Чрез тях официално заявяваме воля, искане или удостоверяваме факти.

Официално-деловият стил

Деловите документи са в официално-деловия стил: точен, ясен, неутрален, без емоции и образност, по установена форма. Целта е недвусмисленост и официалност, не красота. Този стил е "униформата" на деловото общуване: строг, но надежден и разбираем за всички.

Заявлението

Заявлението е документът, с който отправяме искане до институция. То е заменило старата молба. Частите му вървят в точно този ред: адресат, наименование ЗАЯВЛЕНИЕ, подател, повод, обръщение и съдържание, място, дата и подпис. Със заявление се записваш в курс или училище, искаш документ, разрешение или услуга.

Автобиографията (CV)

Автобиографията (CV) представя накратко образованието, опита и уменията на човека при кандидатстване. Тя е "визитната картичка" пред работодателя. Има и европейски формат (Europass). Доброто CV е ясно, кратко, грамотно и вярно. То често решава дали ще те поканят на интервю.

Мотивационното писмо

Мотивационното писмо придружава CV-то при кандидатстване: то обяснява защо искаш позицията и защо си подходящ. Докато CV-то изброява факти, писмото показва мотивацията ти. Двете заедно те представят пълно. Доброто мотивационно писмо е лично, но делово и убедително.

Протоколът

Протоколът е документ, който записва точно какво е станало на събрание или заседание: кой е присъствал, какво е обсъдено и решено. Той е официален запис, на който после се позоваваме. Протоколът трябва да е верен, точен и безпристрастен: затова е важен делови документ.

Докладната записка

Докладната записка е документ, с който служител уведомява ръководител за нещо важно (проблем, събитие, предложение). Тя е кратка, ясна и по същество. Деловите документи са много видове, всеки със своя цел и форма, но всички споделят деловия език.

Общите елементи

Повечето делови документи имат общи елементи: адресат (до кого), заглавие (вид на документа), подател (от кого), същинско съдържание, дата и подпис. Редът им зависи от документа. В заявлението той е: адресат, наименование, подател, повод, обръщение и съдържание, място, дата и подпис. Тези елементи правят документа официален и валиден. Липсата на някой от тях може да обезсили документа.

Оформлението

Освен съдържанието, важно е и оформлението: подреденост, чист изглед, правилно разположение на елементите. Спретнатият документ прави добро впечатление и показва сериозност. Небрежно оформеният документ, дори да е верен по съдържание, създава лошо впечатление. Детайлите имат значение.

Честността и точността

Деловите документи трябва да са верни и точни. Преувеличаването в CV или невярна информация в документ лесно се разкриват и вредят. Деловият свят се гради на доверие и точност. Затова в документите пишем само вярното, ясно и без двусмислици. Това е знак за делова култура.

Защо ги учим

Умението да пишеш делови документи е пряко полезно за бъдещето: всеки рано или късно кандидатства за работа, общува с институции, участва в събрания. Който владее деловите документи, се справя уверено в официалния свят. Това е сред най-практичните житейски умения.

Около нас

Делови документи се пишат постоянно: заявления, CV-та, мотивационни писма, протоколи. Опитай да напишеш примерно CV за себе си (по секции) и едно заявление (с всички елементи). Назови три вида делови документи. Какъв е езикът на деловия стил (точен, ясен, неутрален)?

Първото впечатление

Деловият документ говори за теб, преди да си казал дума. Спретнато, грамотно и правилно оформено CV или заявление прави добро впечатление и подсказва, че си сериозен и отговорен. Небрежният документ постига обратното. Затова си струва вниманието дори към наглед скучната форма.

Учтивост и точност

Деловият текст е учтив, без да е угоднически, и точен, без излишни думи. Използваме установени учтиви изрази, но казваме същественото кратко и ясно. Тази делова учтивост е спокойна и уверена. Балансът между учтивост и яснота е знак за добра делова култура и зрялост.

Шаблоните помагат

За много делови документи има утвърдени образци (шаблони). Те улесняват писането и гарантират, че нищо няма да липсва. Полезно е да познаваш формата на основните документи. Но шаблонът се попълва внимателно и вярно: формата помага, но съдържанието трябва да е твое и точно.

Дигиталните документи

Днес много делови документи се изпращат по имейл или се попълват онлайн. Затова е важно да владееш и електронната делова кореспонденция: ясен имейл с подходящо обръщение и подпис. Дигиталната делова грамотност е все по-търсена в съвременния свят на работата.

Кратко обобщение

Деловите документи са официални текстове за общуване с институции и в работата, в официално-деловия стил (точен, ясен, неутрален, по образец). Видове: заявление (искане до институция; то е заменило молбата), автобиография/CV и мотивационно писмо (при кандидатстване), протокол (запис от събрание), докладна записка. Общи елементи: адресат, подател, съдържание, дата, подпис. Документите трябва да са верни, точни и спретнато оформени.